Die steuerrechtlichen Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen ergeben sich aus § 147 AO.
Danach gelten grundsätzlich folgende Aufbewahrungsfristen:
10 Jahre
Bücher und Aufzeichnungen, Buchungsbelege, Inventar, Jahresabschlüsse (auch Einnahme-Überschuss-Rechnungen), Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zum Verständnis der Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen.
6 Jahre
Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
Verkürzung der steuerlichen Aufbewahrungsfrist von Lieferscheinen
Die bisherige Aufbewahrungsfrist der empfangenen und abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe (Lieferscheine) nach § 147 Abs. 3 Satz 1 AO von 6 Jahren, sofern keine Buchungsbelege vorliegen, entfällt. Die Aufbewahrungsfrist endet jeweils mit Erhalt oder Versand der Rechnung, soweit keine Buchungsbelege betroffen sind (§ 147 Absatz 3 Satz 3 und 4 AO).
Beginn der Aufbewahrungsfrist
Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, die Handels- oder Ge-schäftsbriefe empfangen oder abgesendet sind oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeich-nungen vorgenommen wurden oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.
Die Aufbewahrungsfrist beginnt damit im “Normalfall“ am Ende des Folgejahres, d.h. z.B. für einen Jahresabschluss 2007 Ende – 2008, so dass die Aufbewahrungsfrist Ende 2018 abläuft.